Office Manager:in International (m/w/d)
Permanent Employment
Mühlacker
Office Manager:in International (m/w/d)
Ein Office Manager International ist für die Organisation und Verwaltung eines international ausgerichteten Büros verantwortlich. Die Hauptaufgaben umfassen Büroorganisation, Termin- und Reisemanagement, internationale Kommunikation, Finanz- und Personalverwaltung sowie die Unterstützung der Geschäftsleitung. Dabei agiert er als zentrale Schnittstelle zwischen internen Abteilungen, externen Partnern und internationalen Standorten. Wichtige Qualifikationen sind ausgezeichnete organisatorische Fähigkeiten, interkulturelle Kompetenz und Sprachkenntnisse, insbesondere in Englisch.
Was erwartet dich?
1. Büroorganisation & Verwaltung
- Sicherstellung eines reibungslosen Büroablaufs
- Organisation und Optimierung von Arbeitsprozessen
- Verwaltung von Büroausstattung, Lieferanten und externen Dienstleistern
- Dokumentenmanagement und Ablage
- Ansprechperson für internationale Geschäftspartner und Kunden
- Übersetzung und Bearbeitung von Dokumenten in mehreren Sprachen
- Vorbereitung von Berichten, Präsentationen und Protokollen
- Unterstützung der Geschäftsleitung bei internationalen Projekten
- Koordination von Meetings, Veranstaltungen und Geschäftsreisen
- Planung und Buchung von Reisen, inkl. Visa-Anträge und Hotelreservierungen
- Erstellung von Reiseabrechnungen und Kostenkontrolle
- Verwaltung von Rechnungen, Budgetkontrolle und Kostenabrechnung
- Unterstützung der Buchhaltung (z. B. Bearbeitung von Zahlungseingängen)
- Koordination mit Steuerberatern oder Finanzabteilungen
- Betreuung und Einarbeitung neuer Mitarbeiter
- Unterstützung bei Personalthemen wie Verträgen und Weiterbildungen
- Organisation von Firmenveranstaltungen und Teambuilding-Maßnahmen
- Verwaltung und Pflege von Datenbanken, CRM- und ERP-Systemen
- Unterstützung bei internationalen Projekten
- Einführung und Schulung neuer Software-Tools
Was bieten wir dir?
1. Attraktive Vergütung & Benefits
- Wettbewerbsfähiges Gehalt, angepasst an Erfahrung und Qualifikationen
- Zusatzleistungen wie Fahrtkostenzuschuss oder Essenszuschuss
- Bonusprogramme oder Prämien bei besonderem Engagement
- Zusammenarbeit mit internationalen Teams und Kunden
- Spannende Projekte mit globaler Reichweite
- Möglichkeit, interkulturelle Erfahrungen zu sammeln und Sprachkenntnisse einzusetzen
- Weiterbildungsmöglichkeiten und Schulungen zur fachlichen Weiterentwicklung
- Karriereperspektiven und Aufstiegschancen innerhalb des Unternehmens
- Zugang zu Sprachkursen oder interkulturellen Trainings
- Flexibles Arbeiten mit Homeoffice-Option (je nach Unternehmensrichtlinien)
- Modern ausgestatteter Arbeitsplatz mit neuesten Technologien
- Flache Hierarchien und kurze Entscheidungswege
- Kollegiales und wertschätzendes Team mit internationaler Atmosphäre
- Regelmäßige Firmenevents und Teamaktivitäten
- Work-Life-Balance durch flexible Arbeitszeiten und Gesundheitsangebote
Vehicle Pool
Job Bike
Financing of Studies
Fair Remuneration
Holiday Pay
Christmas Bonus
Additional Vacation Days
Agile Working
Was solltest du mitbringen?
1. Fachliche Qualifikationen
- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder Studium in Betriebswirtschaft, Management oder einem verwandten Bereich
- Erfahrung im Office-Management, idealerweise in einem internationalen Unternehmen
- Kenntnisse in Buchhaltung, Rechnungswesen und Budgetverwaltung
- Sicherer Umgang mit MS Office (Excel, Word, PowerPoint) sowie ERP- und CRM-Systemen
- Sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift (weitere Fremdsprachen von Vorteil)
- Interkulturelles Verständnis für den Umgang mit internationalen Partnern
- Kommunikationsstärke und professionelles Auftreten im internationalen Umfeld
- Strukturiertes und effizientes Arbeiten, auch unter Zeitdruck
- Multitasking-Fähigkeit und Priorisierung von Aufgaben
- Eigenständige und lösungsorientierte Arbeitsweise
- Hohe Serviceorientierung und Teamfähigkeit
- Diskretion und Vertrauenswürdigkeit im Umgang mit sensiblen Daten
- Flexibilität und Anpassungsfähigkeit an verschiedene Kulturen und Arbeitsweisen
At least 2 years of work experience required
Languages
English
German
Skill set
Teamarbeit
Microsoft Word
Projektmanagement
Microsoft PowerPoint
Microsoft Excel
Microsoft Office
About Champagne, Spirits & More Distribution Company GmbH
CSM Distribution ist ein internationaler Großhändler & Distributor von exklusiven Champagner, Spirituosen und mehr. Mit Niederlassungen in Vancouver, Cayman Islands, Mühlacker, Ihringen und Sofia zählt CSM 3x E-Commerce Stores, 2x Spirituosen & Champagner Boutiquen, 3x verschiedene Warehouses/Hubs sowie diverse Büros.
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Frequently asked questions
Who or what is Workwise?
Workwise is more than just a job board. We do the recruiting for various companies and support you in the entire application process. Apply for different jobs quickly and easily with your Workwise profile.
Is the job I see still available?
Which documents do I need for my application?
That depends entirely on the job you are applying for. In many cases it is sufficient to upload your PDF resume or fill out your Workwise profile.
Are there more informations about the application process?
Where can I upload my records or documents?
You can upload your application documents in your Workwise profile. These can only be viewed by companies you are applying to.
Where can I find more information about the company?
You can find more information in the company profile of Champagne, Spirits & More Distribution Company GmbH.
Can I process my application afterwards?
Yes, this is possible. In your application overview you can view your information and make changes. If you have already been invited to an interview, editing is no longer possible. However, you can still add general information and upload additional documents in your profile.
How do I get news about my application?
In your application overview you have an overview of the application progress at any time. Additionally, we send you emails about the most important status changes.
Can I send several applications at once?
The number of your applications is not limited. An overview of your applications can be found here.
Can other companies see where else I have applied?
Can I also contact the company's contact person directly?
Personal contact is possible via chat as soon as you have been invited for an interview. Before that, you will receive all important status changes by e-mail. If you have any questions, you can contact your personal Candidate Manager:in from Workwise.
I don't think I meet all the requirements. Can I still apply?
What do I have to consider if I am not from Germany?
Please make sure to provide all necessary documents within your Workwise profile. It should include an EU work-permit (if you have no EU citizenship) and a CV at least. Depending on the position you are applying to, you could also be asked for a certificate of enrollment, a transcript of records or a language certificate. We would also recommend to inform yourself thoroughly in advance about visa regulations. Therefore you can use the official visa navigator from the Federal Foreign Office.
What do I have to consider if German is not my mother tongue?
Please take into account the job’s language requirements and make sure the requirements match your skills. In the job search you can use the language filter to find jobs without German language requirements. It is also helpful to provide language certificates. This section in our help center may support you during the application process.
Our job offer Office Manager:in International (m/w/d) sounds promising? We're looking forward to your application.
