Executive Assistant für Geschäftsführung (m/w/d)
Was erwartet dich?
- Du unterstützt die Geschäftsführung in allen administrativen, operativen und strategischen Aufgaben
- Du planst und koordinierst Termine und (virtuelle) Meetings inklusive Agenda und gegebenenfalls Protokollführung
- Du bereitest Meetings vor und nach und verfolgst Beschlüsse nach
- Du übernimmst operative Aufgaben wie Schriftverkehr, Projektcontrolling, Reisemanagement und Reisekostenabrechnung
- Du erstellst und bereitest Reports und Präsentationen in deutscher und englischer Sprache auf
- Du recherchierst regelmäßig und erstellst Auswertungen, Reports und Präsentationen
- Du holst Angebote ein und bereitest Entscheidungsvorlagen auf (bspw. Mietverträge, Beraterverträge, Dienstleistungsverträge, etc.)
- Du führst interne und externe Korrespondenz für die Geschäftsführung (telefonisch und schriftlich) und steuerst Dienstleister
- Du wirkst an strategischen Projekten mit
Was bieten wir dir?
- Ein Unternehmen, das nicht nur vom Startup-Charakter spricht, sondern ihn auch im täglichen Miteinander lebt
- Unternehmensweite Transparenz und abteilungsübergreifende Kommunikation – wir verstehen uns als ein großes Team
- Flexible Arbeitszeiten, soweit keine Servicezeiten abzudecken sind
- Flache Hierarchien, die im täglichen Miteinander nicht zu spüren sind. Wir führen Kommunikation auf Augenhöhe
- Wir haben keinen Dresscode, wir wollen, dass du dich an deinem Arbeitsplatz wohlfühlst und authentisch bist
- Viel Gestaltungsspielraum für Ideen und Lösungen
- Betriebliche Altersvorsorge, elektrisch höhenverstellbare Schreibtische, der obligatorische Obstkorb und Getränke verstehen sich von selbst
- Regelmäßige Firmenfeiern und gerne auch an Freitagen ein Bier nach Vier mit den Kolleg:innen
- Mit Möglichkeit auf Mobile Office und jährlich bis zu 2 Wochen Arbeiten aus dem EU-Ausland
Company Doctor
Paid Continuing Education
Parental Leave
Company Pension Scheme
Agile Working
Design Thinking
Flat Hierarchies
Was solltest du mitbringen?
- Du kommunizierst verhandlungssicher intern und extern und hast ein Organisationstalent
- Du bist belastbar und flexibel in Bezug auf Arbeitszeiten und -aufgaben
- Du hast ein Verständnis von betriebswirtschaftlichen Kennzahlen und Erfahrung im Umgang mit vorbereitender Buchhaltung (Reisekosten, Rechnungen prüfen, Vorkontierung, etc.)
- Du bringst eine Hands-on-Mentalität und Methodenkompetenz mit
- Du arbeitest selbstständig, strukturiert und verantwortungsbewusst
- Du trittst serviceorientiert und sicher auf, hast gute Umgangsformen, bist loyal und vertrauenswürdig
- Du hast ein abgeschlossenes Studium der Betriebs- oder Kommunikationswissenschaft
- Du hast fundierte Kenntnisse in Deutsch sowie gute Englischkenntnisse (in Wort und Schrift)
- Du bist sicher im Umgang mit den gängigen MS Office Anwendungen, insbesondere mit MS Excel
1 to 2 years of work experience required
Languages
Skill set
About Starface GmbH
Wir sind ein dynamisch wachsendes Technologieunternehmen. Als Hersteller von IP-Telefonanlagen und -Kommunikationslösungen haben wir uns fest im Markt etabliert und gelten als innovativer Trendsetter. Im Mittelpunkt des Produktportfolios stehen die Linux-basierten Telefonanlagen, die wahlweise als Cloud-Service, Hardware-Appliance und virtuelle VM-Edition verfügbar sind und sich für Unternehmen jeder Größe eignen.
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Frequently asked questions
Who or what is Workwise?
Workwise is more than just a job board. We do the recruiting for various companies and support you in the entire application process. Apply for different jobs quickly and easily with your Workwise profile.
Is the job I see still available?
For jobs that are still open, you can click the 'Apply now' button. If this is not possible, the job has already been filled or temporarily deactivated.
Which documents do I need for my application?
That depends entirely on the job you are applying for. In many cases it is sufficient to upload your PDF resume or fill out your Workwise profile.
Where can I upload my records or documents?
You can upload your application documents in your Workwise profile. These can only be viewed by companies you are applying to.
Where can I find more information about the company?
You can find more information in the company profile of Starface GmbH.
Can I process my application afterwards?
Yes, this is possible. In your application overview you can view your information and make changes. If you have already been invited to an interview, editing is no longer possible. However, you can still add general information and upload additional documents in your profile.
How do I get news about my application?
In your application overview you have an overview of the application progress at any time. Additionally, we send you emails about the most important status changes.
Can I send several applications at once?
The number of your applications is not limited. An overview of your applications can be found here.
Can other companies see where else I have applied?
No, companies can only see the applications they have received.
Can I also contact the company's contact person directly?
Personal contact is possible via chat as soon as you have been invited for an interview. Before that, you will receive all important status changes by e-mail. If you have any questions, you can contact your personal Candidate Manager:in from Workwise.
I don't think I meet all the requirements. Can I still apply?
Even if you don't meet all the requirements, you can make up for missing knowledge with additional skills. Use the application's questions to address your motivation and show the company why you are still a good fit for the job. If you don't meet many or all of the requirements, the application will not be successful.
What do I have to consider if I am not from Germany?
Please make sure to provide all necessary documents within your Workwise profile. It should include an EU work-permit (if you have no EU citizenship) and a CV at least. Depending on the position you are applying to, you could also be asked for a certificate of enrollment, a transcript of records or a language certificate. We would also recommend to inform yourself thoroughly in advance about visa regulations. Therefore you can use the official visa navigator from the Federal Foreign Office.
What do I have to consider if German is not my mother tongue?
Please take into account the job’s language requirements and make sure the requirements match your skills. In the job search you can use the language filter to find jobs without German language requirements. It is also helpful to provide language certificates. This section in our help center may support you during the application process.
Our job offer Executive Assistant für Geschäftsführung (m/w/d) sounds promising? We're looking forward to your application.
