Feedbackgespräch als Mitarbeiter vorbereiten

Feedbackgespräch Vorbereitung als Mitarbeiter – unser Leitfaden

Ohne Vorbereitung wird das Feedbackgespräch mit deiner Führungskraft nur auf einer sehr oberflächlichen Ebene verharren. Das bringt weder dich noch die andere Person weiter. Doch wie sollte man sich als Mitarbeiter am besten auf ein Feedbackgespräch vorbereiten? Unser Business Development Manager Michael hat schon viele Feedbackgespräche geführt. Das sind seine Tipps:

Ablauf bewusst machen

Feedbackgespräche folgen in der Regel einer bestimmten Struktur, die vom Unternehmen vorgegeben wird. So wird gewährleistet, dass alle wichtigen Punkte abgehandelt werden. Für dich hat das den Vorteil, dass du mit keinen Überraschungen rechnen musst und gleichzeitig dich auf jeden einzelnen Punkt individuell vorbereiten kannst.

Der Ablauf kann dabei von Unternehmen zu Unternehmen – oder sogar manchmal von Abteilung zu Abteilung – variieren. Falls du den Ablauf nicht kennst, frag am besten bei deiner Führungskraft oder bei Kolleg:innen, die bereits ein Feedbackgespräch hatten, nach. Zur Übersicht stellen wir dir den Ablauf vor, wie wir ihn bei Workwise verwenden, und welcher sich in den Grundzügen mit dem anderer Unternehmen decken wird.

Die Grundlage bilden verschiedene Themen, die vorab von der Führungskraft über den Mitarbeiter und vom Mitarbeiter über sich selbst bearbeitet werden. Im Gespräch an sich werden dann diese verschiedenen Perspektiven verglichen und zur Diskussion gebracht.

Diese Themen sind:

1. Gemütszustand: Wie fühlst du dich aktuell? Bist du glücklich oder bedrückt dich etwas? Es können auch private Probleme angesprochen werden, die die Arbeit beeinflussen. Das ist aber kein Muss.
2. Erwartungen: Hier stellst du dir zum einen die Frage, welche Erwartungen du an deine Rolle im Unternehmen hast und zum anderen welche Erwartungen an dich gestellt werden.
3. Stärken: Was machst du bei deiner Arbeit besonders gut? Worin liegen deine individuellen Stärken?
4. Entwicklungsfelder: Worin könntest du noch besser werden? Welche Probleme sind in letzter Zeit aufgetreten? Man könnte hier auch von Schwächen sprechen, aber dieser Begriff ist eher negativ und wenig konstruktiv.
5. Ziele für die nächsten Monate: Nun weißt du, wo du bist, aber wo möchtest du dich hinentwickeln? Gibt es bestimmte Skills oder Aufgabengebiete, die du dir in nächster Zeit aneignen möchtest?
6. Offene Fragen: Gibt es etwas, das dich sonst noch beschäftigt oder das dich interessiert? Hier ist am Ende des Gesprächs Platz, um alle weiteren offenen Fragen zu klären.

Themen mit Situationen verknüpfen

Wenn du beispielsweise über deine Stärken und Entwicklungsfelder reflektierst, solltest du diese am besten mit direkten Situationen aus dem Arbeitsalltag verknüpfen. Sag zum Beispiel nicht einfach, dass du gut mit Kund:innen kommunizieren kannst, sondern verknüpfe dies mit einem passenden Projekt, wo sich diese Stärke gezeigt hat. So kann sich deine Führungskraft besser in dich hineinversetzen und nachvollziehen, was dich als Mitarbeiter ausmacht. Gleiches gilt auch für die Dinge, die nicht so gut gelaufen sind. Sei hier ehrlich zu dir selbst und deinen Vorgesetzten. Fehler zu machen ist an sich nichts Schlimmes, solange man aus ihnen lernt und Besserung in Aussicht stellt.

Feedback an die Führungskraft formulieren

Wie anfangs bereits erwähnt, ist ein Feedbackgespräch keine Einbahnstraße. Du kannst das Gespräch auch nutzen, um eigenes Feedback an deine Führungskraft zu richten. Man spricht in diesem Zusammenhang auch von Upward Feedback. Kläre aber am besten im Vorhinein ab, ob dieser Teil in deinem Feedbackgespräch vorgesehen ist oder ob nicht ein extra Termin dafür besser geeignet ist.

Die LMU München hat hierzu ein Paper über sinnvolles Feedback am Arbeitsplatz herausgebracht, an dem du dich orientieren kannst. Die 3 wesentlichen Tipps sind:

• Aktualität: Feedback ist am besten verständlich, wenn es zeitnah nach einem Ereignis gegeben wird. Beziehe dich deshalb bei deinen Punkten nicht auf Situationen, die schon länger zurückliegen.
• Konkret sein: Sei so präzise wie möglich und vermeide Verallgemeinerungen.
• Partizipation ermöglichen: Gib deiner Führungskraft ausreichend Raum, um auf dein Feedback reagieren zu können und ihre Sichtweise zu schildern.

„Das gegenseitige Feedback zwischen Führungskraft und Mitarbeiter ist essenziell, damit beide Seiten mit einem persönlichen Mehrwert aus dem Gespräch herausgehen. Ähnlich wichtig ist jedoch auch, wie das Feedback vermittelt wird. Ein Beispiel hierfür ist das Sandwich-Prinzip. Hier umschließen zwei positive Punkte einen negativen, und machen es für die empfangende Person somit einfacher, das Feedback anzunehmen.“

Michael Beniers, Business Development Manager bei Workwise

Feedbackgespräch Beispiele

Nun weißt du, wie man am besten Feedback formuliert. Damit du dich noch besser darauf vorbereiten kannst, haben wir dir hier ein paar Positiv- und Negativbeispiele formuliert.

Beachte jedoch, dass du die Formulierungen an deine Unternehmenskultur anpasst. In manchen Unternehmen herrscht ein förmlicherer Ton, in anderen wird dagegen jeder geduzt.

Du hast alle Tipps befolgt und das Feedback an deine Führungskraft so konstruktiv wie möglich formuliert, aber trotzdem kippt die Stimmung? Das ist natürlich eine verzwickte Situation und du musst zur Schadensbegrenzung übergehen. Selbst, wenn sich die Situation schnell wieder beruhigt, zeigt das doch, dass deine Führungskraft nicht wirklich verstanden hat, wie gute Leadership auszusehen hat. Ein Problem, das nicht unlösbar ist, aber lange Schatten ziehen kann. Eine gute Führungskraft ist ein wichtiger Faktor für die Jobzufriedenheit und stellt sich auf Dauer keine Verbesserung ein, solltest du über eine andere Stelle nachdenken. Wir bei Workwise unterstützen dich gerne dabei und stehen dir bei allem von der Bewerbung bis zur Einstellung mit Rat und Tat zur Seite.

Jetzt alternative Jobvorschläge anschauen

Feedbackgespräch nach der Probezeit: Was es besonders macht

Du bist gerade neu im Job und hast bald das erste halbe Jahr hinter dich gebracht? Dann wartet mit ziemlicher Sicherheit dein erstes großes Feedbackgespräch auf dich. In den meisten Unternehmen ist es gang und gäbe, am Ende der Probezeit eines Mitarbeiters ein Feedbackgespräch zu führen. Die meist sechsmonatige Probezeit wird sowohl vom Unternehmen als auch von dir als Mitarbeiter genutzt, um zu schauen, ob es fachlich und menschlich zwischen euch passt.

Das Besondere am Feedbackgespräch am Ende der Probezeit ist im Vergleich zu anderen Feedbackgesprächen, dass es hier nicht nur um deine Leistungen geht, sondern um deine Zukunft innerhalb des Unternehmens. In diesem Feedbackgespräch wird in der Regel kommuniziert, ob sich dein Unternehmen eine weitere Zusammenarbeit über die Probezeit hinaus vorstellen kann oder ob du das Unternehmen verlassen musst. Gleichzeitig bist auch du in der Position zu sagen, dass du weitermachen oder deine berufliche Laufbahn eine andere Richtung lenken möchtest.

Eine genaue Reflexion über das letzte halbe Jahr ist somit umso wichtiger. Folgende Fragen können dir dabei helfen:

• Fühlst du dich wohl im Unternehmen?
• Passen deine eigenen Werte zu denen der Unternehmenspolitik?
• Gefallen dir deine Aufgaben?
• Werden dich deine Aufgaben auch auf längere Sicht motivieren?
• Fühlst du dich manchmal über- oder unterfordert?
• Funktioniert die Zusammenarbeit mit deinem Team?
• Fühlst du dich von deiner Führungskraft ausreichend gut unterstützt?
• In welche Richtung möchtest du dich in Zukunft entwickeln und ist dies in deinem aktuellen Unternehmen möglich?

Egal, ob dein Resümee positiv oder negativ ausfällt, du solltest deine einzelnen Punkte klar im Feedbackgespräch kommunizieren. Solltest du dich tatsächlich dazu entscheiden dein Arbeitsverhältnis zu beenden, haben wir dir einen Artikel zur Kündigung in der Probezeit, der dich bei deinem Vorhaben unterstützt.

Fällt sowohl dein Feedback als auch das deiner Führungskraft positiv aus, steht deiner unbefristeten Anstellung nichts mehr im Wege. Viele Mitarbeiter nutzen diese Situation, um nach mehr Lohn zu fragen. Auch hier haben wir mit unserem Artikel zur Gehaltserhöhung nützliche Tipps für dich zusammengestellt.

Wie geht man mit negativem Feedback um?

Nicht alles ist immer rosig. Auch in deinem Feedbackgespräch kann es vorkommen, dass du nicht ausschließlich positives Feedback, sondern auch ein bisschen Kritik bekommst. In diesem Fall ist es wichtig, dass du adäquat reagierst und eine ausgewogene Kritikfähigkeit zeigst.

Befolge dazu am besten die folgenden vier Schritte:

1. Bleib ruhig: Versuche das negative Feedback als Ratschlag und nicht als persönlichen Angriff zu nehmen. Höre dir das komplette Feedback an, bevor du darauf reagierst.
2. Akzeptieren und Bedanken: Nimm das Feedback an und bedanke dich bei deinem Gegenüber. So signalisierst du, dass du für jegliche Art von Feedback offen bist, sowie die Bereitschaft an deinem Verhalten etwas zu ändern.
3. Analyse: Jetzt befinden wir uns schon nach dem Gespräch und es ist Zeit für dich herauszufinden, welche Gründe zu deinem negativen Feedback geführt haben und was du dagegen tun kannst.
4. Weiterentwickeln: Nachdem du das Problem identifiziert hast, gehst du nun an die Problemlösung. Manchmal ist das schnell erledigt, bei größeren Problemen kann auch der Austausch mit Kolleg:innen oder eine Weiterbildung helfen.

Wichtig ist hierbei noch zu erwähnen, dass du nicht verpflichtet bist, jede Art von Kritik anzunehmen. Du darfst auch widersprechen, falls du dich unfair behandelt fühlst. Bleibe dabei aber immer sachlich und vermeide, zu emotional an die Sache heranzugehen.

Gute Kommunikation vermeidet Missverständnisse. Wir haben dir hierzu einen Artikel geschrieben, wie du deinen Standpunkt professionell vertreten kannst und richtig kommunizierst.

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