Dankschreiben nach Vorstellungsgespräch

Dankschreiben nach dem Vorstellungsgespräch: Sinnvoll oder nicht?

Nach einem Vorstellungsgespräch – egal ob es online, telefonisch oder vor Ort stattgefunden hat – folgt normalerweise die Zeit des Wartens und des Hoffens. Mit einem Dankschreiben nach dem Gespräch kannst du selbst aktiv werden und dich noch einmal bei dem Unternehmen melden.

Sich auf höfliche Art und Weise für die Zeit zu bedanken, die sich Personalverantwortliche für dich genommen haben, mag dir vielleicht komisch vorkommen. Es ist aber keineswegs aufdringlich, wenn du es richtig machst und dabei für eine positive Kommunikation im Bewerbungsprozess sorgst.

In den USA und anderen englischsprachigen Ländern ist das Dankschreiben sogar ein üblicher Schritt im Bewerbungsprozess. 80% der befragten Recruiter:innen einer amerikanischen Studie finden das Dankschreiben nach dem Vorstellungsgespräch hilfreich, um sich für geeignete Kandidat:innen zu entscheiden.

Gründe, warum auch du ein Dankschreiben in Betracht ziehen solltest:

• In Erinnerung rufen: Besonders bei vielen Vorstellungsgesprächen müssen Personaler:innen den Überblick behalten. Mit dem Dankschreiben kannst du in Kontakt bleiben und so die Erinnerung an das Gespräch mit dir stärken.
• Interesse zeigen: Durch das Dankschreiben zeigst du, dass du immer noch an das Gespräch denkst und drückst dein großes Interesse am Unternehmen aus. Damit hebst du dich von anderen Bewerber:innen ab und sammelst Pluspunkte.
• Klarheit gewinnen: Beim Formulieren des Dankschreibens solltest du dir überlegen, was dich in dem Gespräch vom Unternehmen überzeugt hat. Dabei merkst du schnell, ob es dir wirklich gefallen hat und erleichterst dir am Ende die Entscheidung für oder gegen den Job.
• Punkte ergänzen: Hast du im Gespräch einen wichtigen Aspekt vergessen, konntest eine Frage nicht beantworten oder wurdest nach einem speziellen Projekt gefragt? Dann kannst du im Dankschreiben noch einmal darauf eingehen. Erläutere kurz, was du hinzufügen möchtest oder schicke einen Link zu den Projektergebnissen, die für die Ansprechperson von Interesse sein könnten.

Ob ein Dankschreiben nach dem Vorstellungsgespräch in deinem Fall Sinn ergibt, solltest du abwägen. Nachdem du die Personalverantwortlichen kennengelernt hast, kannst du deren Einstellung am besten abschätzen und dementsprechend entscheiden. Grundsätzlich hat das Dankschreiben einige Vorteile und kann die Chancen einer Zusage erhöhen.

Das Wichtigste ist, dass du immer ehrlich und authentisch bleibst. Gib nicht vor, dass dir etwas gefallen hat, das du in Wirklichkeit gar nicht so gut fandest.

Wann ist der richtige Zeitpunkt für ein Dankschreiben nach dem Vorstellungsgespräch?

Es ist wichtig, den geeigneten Zeitpunkt abzupassen. Das Dankschreiben sollte die Personaler:innen nicht viel zu spät erreichen, wenn die Entscheidung über deine Bewerbung bereits gefallen ist. Auch bringt es nichts, dich in Erinnerung zu rufen, wenn du erst seit einer Stunde weg bist.

Du hast nach deinem Vorstellungsgespräch noch keine Antwort erhalten? Hier findest du heraus, wie du mit der Situation umgehst.

Die Meisten empfehlen das Dankschreiben nach einem bis drei Tagen zu versenden. Konkret heißt das: Schicke es zeitnah, aber nicht direkt nach dem Gespräch.

Dankschreiben nach dem Probearbeiten

Hast du bereits ein Probearbeiten beim Unternehmen absolviert, kann ein Dankschreiben besonders sinnvoll sein. Erstens hat sich deine Ansprechperson für den Probetag viel Zeit genommen und dir Einblicke in das Unternehmen gegeben, für die du dich bedanken kannst. Zweitens hast du damit etwas, auf das du im Schreiben Bezug nehmen kannst.

Und drittens bist du so weit im Bewerbungsprozess fortgeschritten, dass du von beiderseitigen Interesse ausgehen kannst und das Dankschreiben bestimmt positiv aufgenommen wird.

Nach dem zweiten Vorstellungsgespräch

Kommt es zu einem zweiten Vorstellungsgespräch, liegt das meist daran, dass dich noch weitere Personen kennenlernen wollen – beispielsweise eine Führungskraft oder jemand anderes aus dem Team. Deshalb ist dieses Gespräch häufig ausführlicher und meist mit einem Durchgang durch das Unternehmen verknüpft.

Jedoch hat auch ein zweites Gespräch nicht zu bedeuten, dass du den Job sicher hast. Das Dankschreiben bietet dir daher auch hier die Möglichkeit zu betonen, warum du gerne im Unternehmen arbeiten möchtest.

Den richtigen Empfänger für das Dankschreiben auswählen

Wie gehst du nun am besten vor? Als erstes gilt es, zu entscheiden, wen genau du kontaktierst. Der oder die Empfänger:in des Dankschreibens sollte immer die Person sein, mit der das Gespräch stattgefunden hat.

Das kann ein:e Personaler:in sein oder auch eine Gruppe von mehreren Personen. Im zweiten Fall kannst du der Person schreiben, die dich zum Gespräch eingeladen hat und darum bitten, deine Grüße weiterzugeben.

Hast du keine Kontaktdaten von der Person mit der du gesprochen hast, da die Abwicklung beispielsweise über die Karrierewebseite des Unternehmens stattgefunden hat, kannst du am Ende des Gesprächs nach einer Visitenkarte fragen.

Anruf oder E-Mail – was bevorzugen Personalverantwortliche?

Mit einer E-Mail nach dem Vorstellungsgespräch kannst du nichts falsch machen. Antworte auf die letzte Nachricht vom Unternehmen und bedanke dich.

Bei einem Anruf kannst du hingegen nicht sicher sein, ob du die richtige Ansprechperson überhaupt erreichst oder einen schlechten Zeitpunkt erwischst. In diesem Fall kann deine Bedankung schnell negativ und aufdringlich wahrgenommen werden, obwohl du eigentlich einen positiven Eindruck hinterlassen möchtest. Eine Dankesmail ist daher die bessere Variante.

Betreff Dankschreiben nach Vorstellungsgespräch

Die Betreffzeile solltest du möglichst neutral halten. Außerdem sollte sofort ersichtlich sein, worum es in der E-Mail geht.

An diesen Beispielen kannst du dich bei deinem Betreff orientieren:

• „Re: Einladung zum Bewerbungsgespräch“
• „Vielen Dank für Ihre Zeit“
• „Danke für das Vorstellungsgespräch am [Datum]“
• „Vielen Dank für das Vorstellungsgespräch für [Position] im Bereich [Bereich]“

Inhalte des Dankschreibens nach dem Vorstellungsgespräch

Das Dankschreiben solltest du möglichst kurz und kompakt formulieren, um nicht zusätzlich Zeit in Anspruch zu nehmen und niemanden in der stressigen Bewerbungsphase zur Last zu fallen. Du überzeugst, indem du höflich und professionell schreibst und authentisch bleibst.

Inhalte:

1. Persönliche Ansprache: Nenne den richtigen Namen. Habt ihr euch im Vorstellungsgespräch bereits geduzt, kannst du das auch im Dankschreiben beibehalten. Ansonsten bleibe beim Sie.
2. Bedankung: Bedanke dich für die Zeit und den Austausch. Du kannst auf das Gespräch Bezug nehmen und darauf eingehen, was dich daran interessiert hat.

   *Optional kannst du: Feedback zum Bewerbungsprozess geben, Rückfragen und deine Auskunftsbereitschaft ansprechen und Materialien nachsenden.

3. Schlusssatz: Schließe mit einem Gruß ab. Du kannst dabei ein schönes Wochenende wünschen oder viel Spaß bei einer Aktivität wünschen, von der im Gespräch die Rede war – natürlich nur wenn es passt und du dir eine solche Info gemerkt hast.

Folgende Inhalte sind dagegen echte No-Gos und sollten unbedingt vermieden werden:

• Falscher Name: Den Namen deiner Ansprechperson falsch zu schreiben ist ein wahres No-Go – auch wenn es nur ein einzelner Buchstabe ist. Gehe daher auf Nummer sicher und wirf bei Unsicherheiten nochmal einen Blick auf die Webseite oder in vergangene E-Mails.
• Forderungen stellen: Sei nicht zu aufdringlich und verzichte in jedem Fall darauf Forderungen wie „Ich erwarte eine Rückmeldung bis Tag X“ zu stellen.
• Abschweifen: Halte dein Dankschreiben kurz und achte darauf nicht abzuschweifen – das Unternehmen hat dich ja bereits kennengelernt.

Dankschreiben nach dem Vorstellungsgespräch: Muster

Damit es dir leichter fällt, dein Dankschreiben zu formulieren, kannst du dir das Muster als Beispiel nehmen. Wähle aber deine eigenen Worte und kopiere das Muster nicht komplett – denn auch Personaler:innen lesen Artikel wie diesen hier.

Fazit

Anders als bei einem Dankschreiben nach einer Job-Absage, bei dem du eigentlich nichts verlieren kannst, ist die Entscheidung direkt nach einem Vorstellungsgespräch noch nicht gefallen.

Mit dem Dankschreiben kannst du dich von der Masse abheben und ehrliches Interesse bekunden. Es gilt aber auch abzuwägen, ob der Empfänger ein Dankschreiben als positiv bewertet oder eher negativ darauf reagieren könnte.

Wenn du zwei Wochen nach deinem Bewerbungsgespräch oder dem Versand eines Dankschreibens noch nichts gehört hast, dann muss das nichts negatives bedeuten. Gedulde dich weiter oder melde dich beim Unternehmen und frage nach.

So geht Nachfragen nach dem Vorstellungsgespräch