Office Manager:in International (m/w/d)
Festanstellung
Mühlacker
Office Manager:in International (m/w/d)
Ein Office Manager International ist für die Organisation und Verwaltung eines international ausgerichteten Büros verantwortlich. Die Hauptaufgaben umfassen Büroorganisation, Termin- und Reisemanagement, internationale Kommunikation, Finanz- und Personalverwaltung sowie die Unterstützung der Geschäftsleitung. Dabei agiert er als zentrale Schnittstelle zwischen internen Abteilungen, externen Partnern und internationalen Standorten. Wichtige Qualifikationen sind ausgezeichnete organisatorische Fähigkeiten, interkulturelle Kompetenz und Sprachkenntnisse, insbesondere in Englisch.
Was erwartet dich?
1. Büroorganisation & Verwaltung
- Sicherstellung eines reibungslosen Büroablaufs
- Organisation und Optimierung von Arbeitsprozessen
- Verwaltung von Büroausstattung, Lieferanten und externen Dienstleistern
- Dokumentenmanagement und Ablage
- Ansprechperson für internationale Geschäftspartner und Kunden
- Übersetzung und Bearbeitung von Dokumenten in mehreren Sprachen
- Vorbereitung von Berichten, Präsentationen und Protokollen
- Unterstützung der Geschäftsleitung bei internationalen Projekten
- Koordination von Meetings, Veranstaltungen und Geschäftsreisen
- Planung und Buchung von Reisen, inkl. Visa-Anträge und Hotelreservierungen
- Erstellung von Reiseabrechnungen und Kostenkontrolle
- Verwaltung von Rechnungen, Budgetkontrolle und Kostenabrechnung
- Unterstützung der Buchhaltung (z. B. Bearbeitung von Zahlungseingängen)
- Koordination mit Steuerberatern oder Finanzabteilungen
- Betreuung und Einarbeitung neuer Mitarbeiter
- Unterstützung bei Personalthemen wie Verträgen und Weiterbildungen
- Organisation von Firmenveranstaltungen und Teambuilding-Maßnahmen
- Verwaltung und Pflege von Datenbanken, CRM- und ERP-Systemen
- Unterstützung bei internationalen Projekten
- Einführung und Schulung neuer Software-Tools
Was bieten wir dir?
1. Attraktive Vergütung & Benefits
- Wettbewerbsfähiges Gehalt, angepasst an Erfahrung und Qualifikationen
- Zusatzleistungen wie Fahrtkostenzuschuss oder Essenszuschuss
- Bonusprogramme oder Prämien bei besonderem Engagement
- Zusammenarbeit mit internationalen Teams und Kunden
- Spannende Projekte mit globaler Reichweite
- Möglichkeit, interkulturelle Erfahrungen zu sammeln und Sprachkenntnisse einzusetzen
- Weiterbildungsmöglichkeiten und Schulungen zur fachlichen Weiterentwicklung
- Karriereperspektiven und Aufstiegschancen innerhalb des Unternehmens
- Zugang zu Sprachkursen oder interkulturellen Trainings
- Flexibles Arbeiten mit Homeoffice-Option (je nach Unternehmensrichtlinien)
- Modern ausgestatteter Arbeitsplatz mit neuesten Technologien
- Flache Hierarchien und kurze Entscheidungswege
- Kollegiales und wertschätzendes Team mit internationaler Atmosphäre
- Regelmäßige Firmenevents und Teamaktivitäten
- Work-Life-Balance durch flexible Arbeitszeiten und Gesundheitsangebote
Fahrzeugpool
Jobrad
Studienfinanzierung
Faire Vergütung
Urlaubsgeld
Weihnachtsgeld
Zusätzliche Urlaubstage
Agiles Arbeiten
Was solltest du mitbringen?
1. Fachliche Qualifikationen
- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder Studium in Betriebswirtschaft, Management oder einem verwandten Bereich
- Erfahrung im Office-Management, idealerweise in einem internationalen Unternehmen
- Kenntnisse in Buchhaltung, Rechnungswesen und Budgetverwaltung
- Sicherer Umgang mit MS Office (Excel, Word, PowerPoint) sowie ERP- und CRM-Systemen
- Sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift (weitere Fremdsprachen von Vorteil)
- Interkulturelles Verständnis für den Umgang mit internationalen Partnern
- Kommunikationsstärke und professionelles Auftreten im internationalen Umfeld
- Strukturiertes und effizientes Arbeiten, auch unter Zeitdruck
- Multitasking-Fähigkeit und Priorisierung von Aufgaben
- Eigenständige und lösungsorientierte Arbeitsweise
- Hohe Serviceorientierung und Teamfähigkeit
- Diskretion und Vertrauenswürdigkeit im Umgang mit sensiblen Daten
- Flexibilität und Anpassungsfähigkeit an verschiedene Kulturen und Arbeitsweisen
Mindestens 2 Jahre Berufserfahrung erforderlich
Sprachen
Kenntnisse und Fähigkeiten
Über Champagne, Spirits & More Distribution Company GmbH
CSM Distribution ist ein internationaler Großhändler & Distributor von exklusiven Champagner, Spirituosen und mehr. Mit Niederlassungen in Vancouver, Cayman Islands, Mühlacker, Ihringen und Sofia zählt CSM 3x E-Commerce Stores, 2x Spirituosen & Champagner Boutiquen, 3x verschiedene Warehouses/Hubs sowie diverse Büros.
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Häufige Fragen
Wer oder was ist Workwise?
Workwise ist mehr als eine Jobbörse. Wir übernehmen das Recruiting für verschiedene Unternehmen und unterstützen dich im gesamten Bewerbungsprozess. Bewirb dich schnell und einfach mit deinem Workwise-Profil auf verschiedene Jobs.
Ist der Job, den ich sehe, überhaupt noch verfügbar?
Welche Dokumente benötige ich für meine Bewerbung?
Das hängt ganz vom Job ab, auf den du dich bewirbst. Häufig reicht es schon aus, wenn du deinen PDF Lebenslauf hochlädst bzw. dein Workwise-Profil vollständig ausfüllst.
Wie sieht der Bewerbungsprozess nach meiner Bewerbung aus?
Wo kann ich meine Dokumente hochladen?
Deine Bewerbungsunterlagen kannst du in deinem Workwise-Profil hochladen. Diese können nur von Unternehmen eingesehen werden, bei denen du dich bewirbst.
Wo finde ich weitere Informationen zum Unternehmen?
Im Unternehmensprofil von Champagne, Spirits & More Distribution Company GmbH findest du weitere Informationen.
Kann ich meine Bewerbung nachträglich bearbeiten?
Ja, das ist möglich. In deiner Bewerbungsübersicht kannst du deine Angaben einsehen und Änderungen vornehmen. Bist du bereits zu einem Vorstellungsgespräch eingeladen, ist die Bearbeitung nicht mehr möglich. Du kannst aber weiterhin in deinem Workwise-Profil allgemeine Informationen ergänzen und weitere Dokumente hochladen.
Wie werden mir Neuigkeiten zu meiner Bewerbung mitgeteilt?
In deiner Bewerbungsübersicht hast du jederzeit einen Überblick über den Bewerbungsverlauf. Zusätzlich senden wir dir E-Mails zu den wichtigsten Statusänderungen.
Kann ich mich auch auf mehrere Jobs gleichzeitig bewerben?
Die Anzahl deiner Bewerbungen ist nicht limitiert. Einen Überblick über deine Bewerbungen findest du hier.
Können andere Unternehmen sehen, wo ich mich noch beworben habe?
Kann ich den/die Ansprechpartner:in des Unternehmens direkt kontaktieren?
Eine persönliche Kontaktaufnahme ist über den Chat möglich, sobald du zu einem Vorstellungsgespräch eingeladen wurdest. Zuvor erhältst du alle wichtigen Statusänderungen per E-Mail. Bei Rückfragen kannst du dich an deine/n persönliche/n Candidate Manager:in von Workwise wenden.
Ich glaube, ich erfülle nicht alle Anforderungen. Kann ich mich trotzdem bewerben?
What do I have to consider if I am not from Germany?
Please make sure to provide all necessary documents within your Workwise profile. It should include an EU work-permit (if you have no EU citizenship) and a CV at least. Depending on the position you are applying to, you could also be asked for a certificate of enrollment, a transcript of records or a language certificate. We would also recommend to inform yourself thoroughly in advance about visa regulations. Therefore you can use the official visa navigator from the Federal Foreign Office.
What do I have to consider if German is not my mother tongue?
Please take into account the job’s language requirements and make sure the requirements match your skills. In the job search you can use the language filter to find jobs without German language requirements. It is also helpful to provide language certificates. This section in our help center may support you during the application process.
Unser Jobangebot Office Manager:in International (m/w/d) klingt vielversprechend? Dann freuen wir uns auf deine Bewerbung.
