Executive Assistant für Geschäftsführung (m/w/d)
Was erwartet dich?
- Du unterstützt die Geschäftsführung in allen administrativen, operativen und strategischen Aufgaben
- Du planst und koordinierst Termine und (virtuelle) Meetings inklusive Agenda und gegebenenfalls Protokollführung
- Du bereitest Meetings vor und nach und verfolgst Beschlüsse nach
- Du übernimmst operative Aufgaben wie Schriftverkehr, Projektcontrolling, Reisemanagement und Reisekostenabrechnung
- Du erstellst und bereitest Reports und Präsentationen in deutscher und englischer Sprache auf
- Du recherchierst regelmäßig und erstellst Auswertungen, Reports und Präsentationen
- Du holst Angebote ein und bereitest Entscheidungsvorlagen auf (bspw. Mietverträge, Beraterverträge, Dienstleistungsverträge, etc.)
- Du führst interne und externe Korrespondenz für die Geschäftsführung (telefonisch und schriftlich) und steuerst Dienstleister
- Du wirkst an strategischen Projekten mit
Was bieten wir dir?
- Ein Unternehmen, das nicht nur vom Startup-Charakter spricht, sondern ihn auch im täglichen Miteinander lebt
- Unternehmensweite Transparenz und abteilungsübergreifende Kommunikation – wir verstehen uns als ein großes Team
- Flexible Arbeitszeiten, soweit keine Servicezeiten abzudecken sind
- Flache Hierarchien, die im täglichen Miteinander nicht zu spüren sind. Wir führen Kommunikation auf Augenhöhe
- Wir haben keinen Dresscode, wir wollen, dass du dich an deinem Arbeitsplatz wohlfühlst und authentisch bist
- Viel Gestaltungsspielraum für Ideen und Lösungen
- Betriebliche Altersvorsorge, elektrisch höhenverstellbare Schreibtische, der obligatorische Obstkorb und Getränke verstehen sich von selbst
- Regelmäßige Firmenfeiern und gerne auch an Freitagen ein Bier nach Vier mit den Kolleg:innen
- Mit Möglichkeit auf Mobile Office und jährlich bis zu 2 Wochen Arbeiten aus dem EU-Ausland
Betriebsarzt
Bezahlte Weiterbildung
Elternzeit
Betriebliche Altersvorsorge
Agiles Arbeiten
Design Thinking
Flache Hierarchien
Was solltest du mitbringen?
- Du kommunizierst verhandlungssicher intern und extern und hast ein Organisationstalent
- Du bist belastbar und flexibel in Bezug auf Arbeitszeiten und -aufgaben
- Du hast ein Verständnis von betriebswirtschaftlichen Kennzahlen und Erfahrung im Umgang mit vorbereitender Buchhaltung (Reisekosten, Rechnungen prüfen, Vorkontierung, etc.)
- Du bringst eine Hands-on-Mentalität und Methodenkompetenz mit
- Du arbeitest selbstständig, strukturiert und verantwortungsbewusst
- Du trittst serviceorientiert und sicher auf, hast gute Umgangsformen, bist loyal und vertrauenswürdig
- Du hast ein abgeschlossenes Studium der Betriebs- oder Kommunikationswissenschaft
- Du hast fundierte Kenntnisse in Deutsch sowie gute Englischkenntnisse (in Wort und Schrift)
- Du bist sicher im Umgang mit den gängigen MS Office Anwendungen, insbesondere mit MS Excel
1 bis 2 Jahre Berufserfahrung erforderlich
Sprachen
Kenntnisse und Fähigkeiten
Über Starface GmbH
Wir sind ein dynamisch wachsendes Technologieunternehmen. Als Hersteller von IP-Telefonanlagen und -Kommunikationslösungen haben wir uns fest im Markt etabliert und gelten als innovativer Trendsetter. Im Mittelpunkt des Produktportfolios stehen die Linux-basierten Telefonanlagen, die wahlweise als Cloud-Service, Hardware-Appliance und virtuelle VM-Edition verfügbar sind und sich für Unternehmen jeder Größe eignen.
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Häufige Fragen
Wer oder was ist Workwise?
Workwise ist mehr als eine Jobbörse. Wir übernehmen das Recruiting für verschiedene Unternehmen und unterstützen dich im gesamten Bewerbungsprozess. Bewirb dich schnell und einfach mit deinem Workwise-Profil auf verschiedene Jobs.
Ist der Job, den ich sehe, überhaupt noch verfügbar?
Bei Jobs, die noch zu besetzen sind, kannst du auf den Button 'Jetzt bewerben' klicken. Ist dies nicht möglich, wurde der Job bereits besetzt oder vorübergehend deaktiviert.
Welche Dokumente benötige ich für meine Bewerbung?
Das hängt ganz vom Job ab, auf den du dich bewirbst. Häufig reicht es schon aus, wenn du deinen PDF Lebenslauf hochlädst bzw. dein Workwise-Profil vollständig ausfüllst.
Wo kann ich meine Dokumente hochladen?
Deine Bewerbungsunterlagen kannst du in deinem Workwise-Profil hochladen. Diese können nur von Unternehmen eingesehen werden, bei denen du dich bewirbst.
Wo finde ich weitere Informationen zum Unternehmen?
Im Unternehmensprofil von Starface GmbH findest du weitere Informationen.
Kann ich meine Bewerbung nachträglich bearbeiten?
Ja, das ist möglich. In deiner Bewerbungsübersicht kannst du deine Angaben einsehen und Änderungen vornehmen. Bist du bereits zu einem Vorstellungsgespräch eingeladen, ist die Bearbeitung nicht mehr möglich. Du kannst aber weiterhin in deinem Workwise-Profil allgemeine Informationen ergänzen und weitere Dokumente hochladen.
Wie werden mir Neuigkeiten zu meiner Bewerbung mitgeteilt?
In deiner Bewerbungsübersicht hast du jederzeit einen Überblick über den Bewerbungsverlauf. Zusätzlich senden wir dir E-Mails zu den wichtigsten Statusänderungen.
Kann ich mich auch auf mehrere Jobs gleichzeitig bewerben?
Die Anzahl deiner Bewerbungen ist nicht limitiert. Einen Überblick über deine Bewerbungen findest du hier.
Können andere Unternehmen sehen, wo ich mich noch beworben habe?
Nein, Unternehmen können nur ihre eigens eingegangenen Bewerbungen sehen.
Kann ich den/die Ansprechpartner:in des Unternehmens direkt kontaktieren?
Eine persönliche Kontaktaufnahme ist über den Chat möglich, sobald du zu einem Vorstellungsgespräch eingeladen wurdest. Zuvor erhältst du alle wichtigen Statusänderungen per E-Mail. Bei Rückfragen kannst du dich an deine/n persönliche/n Candidate Manager:in von Workwise wenden.
Ich glaube, ich erfülle nicht alle Anforderungen. Kann ich mich trotzdem bewerben?
Auch wenn du nicht alle Anforderungen erfüllst, kannst du fehlende Kenntnisse durch weitere Fähigkeiten ausgleichen. Nutze die Bewerberfragen, um auf deine Motivation einzugehen und zeige dem Unternehmen, warum du dennoch auf den Job passt. Solltest du viele oder alle Anforderungen nicht erfüllen, wird die Bewerbung nicht erfolgreich sein.
What do I have to consider if I am not from Germany?
Please make sure to provide all necessary documents within your Workwise profile. It should include an EU work-permit (if you have no EU citizenship) and a CV at least. Depending on the position you are applying to, you could also be asked for a certificate of enrollment, a transcript of records or a language certificate. We would also recommend to inform yourself thoroughly in advance about visa regulations. Therefore you can use the official visa navigator from the Federal Foreign Office.
What do I have to consider if German is not my mother tongue?
Please take into account the job’s language requirements and make sure the requirements match your skills. In the job search you can use the language filter to find jobs without German language requirements. It is also helpful to provide language certificates. This section in our help center may support you during the application process.
Unser Jobangebot Executive Assistant für Geschäftsführung (m/w/d) klingt vielversprechend? Dann freuen wir uns auf deine Bewerbung.
