Office Manager (m/w/d)
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Was erwartet Sie?
- Sie betreuen unsere Zentrale: Mit Ihrer freundlichen Art sind Sie die erste Anlaufstelle für Anrufer:innen und Besucher:innen und garantieren eine positive sowie professionelle Kommunikation
- Sie sorgen für die Office- und Gästebetreuung: Sie stellen sicher, dass unser Office und unsere Meetingräume optimal vorbereitet sind und betreuen unsere Gäste herzlich
- Sie arbeiten eng mit externen Partner:innen wie bspw. Hausverwaltung und Getränkelieferant zusammen und sind verantwortlich für das zentrale Bestellwesen
- Sie kümmern sich um die präzise Planung und Buchung von Geschäftsreisen, damit unsere Kolleg:innen bestens vorbereitet und entspannt ihre Ziele erreichen
- Sie verwalten unseren Fuhrpark mit einem Blick für Details und Effizienz
- Sie gewährleisten die korrekte und aktuelle Pflege unserer Stammdaten im CRM-System und tragen so dazu bei, dass wir in unseren internen Abläufen immer unser Bestes geben können
- Sie kümmern sich um die Auswertung zur Arbeitszeiterfassung, einschließlich monatlicher Saldenauswertungen, Zeitkorrekturen und Nachbuchungen
- Sie kümmern sich um die präzise Erfassung der Kund:innenaufträge und unterstützen das Team bei der Rechnungsstellung
- Sie leisten wertvolle Unterstützung bei der Terminkoordination und Organisation sowie in anderen organisatorischen Angelegenheiten
- Sie tragen mit Ihren Ideen zur kontinuierlichen Verbesserung unserer Office-Prozesse bei, um unsere Abläufe effizienter zu gestalten
Was bieten wir Ihnen?
- Gemeinsam wachsen: Unser Unternehmen ist ein Arbeitgeber, der Sie in allen Lebensphasen bestmöglich unterstützen möchte
- Flexibles Arbeiten & Work-Life-Balance sind für uns deshalb selbstverständlich. Nutzen Sie unsere flexiblen Arbeitszeiten und die Möglichkeit zum mobilen Arbeiten
- Weiterbildungs- und Entwicklungsmöglichkeiten: Wir wissen das Know-How und Expertenwissen unserer Mitarbeiter*innen zu schätzen und fördern dieses entsprechend individuell
- Modernes Büro & optimale Anbindung: Modern ausgestattetes Büro in zentraler Lage am Karlsruher Hauptbahnhof; gute Verkehrsanbindung
- Attraktive Benefits: Aktivpausen, JobRad-Leasing, monatlicher steuerfreier Sachbezug und MeinMPP für das Leasing von Hardware
- Unsere „Klassiker“: 30-Tage-Urlaub, Zuschuss zur betrieblichen Altersvorsorge, ein Obstkorb und kostenlose Getränke sind für uns selbstverständlich
Bezahlte Weiterbildung
Elternzeit
Firmenwagen
Betriebliche Altersvorsorge
Agiles Arbeiten
Flache Hierarchien
Was sollten Sie mitbringen?
- Sie haben eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation
- Sie haben erste Erfahrungen im Bereich Office Management oder sind ein:e motivierte:r Berufseinsteiger:in
- Sie verfügen über Organisationstalent und eine gut strukturierte Arbeitsweise, die dafür sorgt, dass alle Abläufe im Tagesgeschäft reibungslos funktionieren
- Sie überzeugen sowohl am Telefon als auch im persönlichen Kontakt durch hervorragende Kommunikationsfähigkeiten und gute Englischkenntnisse
- Sie nutzen gängige Microsoft Office-Anwendungen wie Word und Excel routiniert und sicher in Ihrem Arbeitsalltag
- Sie stellen sich neuen Programmen und Anforderungen in der Digitalisierung mit Freude und Wissbegierde
Alle Level willkommen (keine Erfahrung erforderlich)
Sprachen
Deutsch
Englisch
Kenntnisse und Fähigkeiten
Microsoft Office
Optional
CRM-Systeme
Reiseplanung
Fuhrpark-Management
Auftragsabrechnung
Über Innoface AG
Unsere Schnittstellen koppeln das weltweit verbreitete PTC Windchill mit wichtigen ERP-Systemen wie SAP, S/4HANA, Microsoft D365 und weiteren. Dabei werden die gängigen und aktuellen Technologien und Programmiersprachen eingesetzt. So besteht die Möglichkeit, sich weiter zu qualifizieren und den eigenen Marktwert erheblich zu steigern.
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Häufige Fragen
Wer oder was ist Workwise?
Workwise ist mehr als eine Jobbörse. Wir übernehmen das Recruiting für verschiedene Unternehmen und unterstützen dich im gesamten Bewerbungsprozess. Bewirb dich schnell und einfach mit deinem Workwise-Profil auf verschiedene Jobs.
Ist der Job, den ich sehe, überhaupt noch verfügbar?
Welche Dokumente benötige ich für meine Bewerbung?
Das hängt ganz vom Job ab, auf den du dich bewirbst. Häufig reicht es schon aus, wenn du deinen PDF Lebenslauf hochlädst bzw. dein Workwise-Profil vollständig ausfüllst.
Wo kann ich meine Dokumente hochladen?
Deine Bewerbungsunterlagen kannst du in deinem Workwise-Profil hochladen. Diese können nur von Unternehmen eingesehen werden, bei denen du dich bewirbst.
Wo finde ich weitere Informationen zum Unternehmen?
Im Unternehmensprofil von Innoface AG findest du weitere Informationen.
Kann ich meine Bewerbung nachträglich bearbeiten?
Ja, das ist möglich. In deiner Bewerbungsübersicht kannst du deine Angaben einsehen und Änderungen vornehmen. Bist du bereits zu einem Vorstellungsgespräch eingeladen, ist die Bearbeitung nicht mehr möglich. Du kannst aber weiterhin in deinem Workwise-Profil allgemeine Informationen ergänzen und weitere Dokumente hochladen.
Wie werden mir Neuigkeiten zu meiner Bewerbung mitgeteilt?
In deiner Bewerbungsübersicht hast du jederzeit einen Überblick über den Bewerbungsverlauf. Zusätzlich senden wir dir E-Mails zu den wichtigsten Statusänderungen.
Kann ich mich auch auf mehrere Jobs gleichzeitig bewerben?
Die Anzahl deiner Bewerbungen ist nicht limitiert. Einen Überblick über deine Bewerbungen findest du hier.
Können andere Unternehmen sehen, wo ich mich noch beworben habe?
Kann ich den/die Ansprechpartner:in des Unternehmens direkt kontaktieren?
Eine persönliche Kontaktaufnahme ist über den Chat möglich, sobald du zu einem Vorstellungsgespräch eingeladen wurdest. Zuvor erhältst du alle wichtigen Statusänderungen per E-Mail. Bei Rückfragen kannst du dich an deine/n persönliche/n Candidate Manager:in von Workwise wenden.
Ich glaube, ich erfülle nicht alle Anforderungen. Kann ich mich trotzdem bewerben?
What do I have to consider if I am not from Germany?
Please make sure to provide all necessary documents within your Workwise profile. It should include an EU work-permit (if you have no EU citizenship) and a CV at least. Depending on the position you are applying to, you could also be asked for a certificate of enrollment, a transcript of records or a language certificate. We would also recommend to inform yourself thoroughly in advance about visa regulations. Therefore you can use the official visa navigator from the Federal Foreign Office.
What do I have to consider if German is not my mother tongue?
Please take into account the job’s language requirements and make sure the requirements match your skills. In the job search you can use the language filter to find jobs without German language requirements. It is also helpful to provide language certificates. This section in our help center may support you during the application process.
Unser Jobangebot Office Manager (m/w/d) klingt vielversprechend? Dann freuen wir uns auf deine Bewerbung.
Die spezifische Datenschutzerklärung des Unternehmens findest duhier.
