Telefoninterview: Leitfaden für ein gelungenes Bewerbungsgespräch

Warum sind Telefoninterviews ein guter Ersatz?

Ein Telefoninterview läuft meist etwas anders ab als ein persönliches Vorstellungsgespräch oder ein Online-Bewerbungsgespräch, es gibt aber natürlich auch ein paar Überschneidungen. Das Telefoninterview bietet den Vorteil, dass sich das Unternehmen ein noch besseres Bild der kommunikativen Fähigkeiten oder Sprachkenntnisse der Kandidat:innen machen kann. Außerdem spart sich sowohl das Unternehmen, als auch du Zeit und den Aufwand der Anreise, sodass auch größere Distanzen gut überbrückt werden können. Darüber hinaus kannst du bei einem Telefoninterview mit deiner Kommunikationsstärke sowie deinen sozialen Kompetenzen überzeugen und deine Flexibilität nicht nur auf Papier beschreiben, sondern direkt beweisen.

Telefoninterview Ablauf: Wie läuft ein Telefoninterview ab?

Der Ablauf eines Telefoninterviews unterscheidet sich grundsätzlich nicht von dem Ablauf eines gewöhnlichen Vorstellungsgespräches vor Ort. Im Folgenden erfährst du, wie ein typisches Telefoninterview abläuft.

Wer ruft beim Telefoninterview an?

Im Normalfall habt ihr bereits vorab Kontaktinformationen ausgetauscht und du kannst davon ausgehen, dass du angerufen wirst. Falls du allerdings nicht sicher sein solltest, wer wen anruft, kannst du als Bewerber:in als Antwort auf die Einladung zum Telefoninterview beispielsweise folgendes antworten: „Vielen Dank für die Einladung zum Vorstellungsgespräch. Ich freue mich auf Ihren Anruf am XX.“ Selbst Initiative zu ergreifen, ist eher nicht sinnvoll, da deine Gesprächsperson eventuell vorher Termine hat und du sie dabei nicht stören willst.

Noch kein Anruf – was jetzt?

Keine Panik, auch deine Gesprächsperson kann sich mal etwas verspäten. Hier gilt es erst einmal, Geduld zu haben und abzuwarten. Wenn dann wirklich kein Anruf mehr kommt, solltest du versuchen, deine Ansprechperson zu erreichen und dich nach dem Grund für das Nichterscheinen und gegebenenfalls nach einem neuen Termin erkundigen.

Die Begrüßung beim Telefoninterview

Schon bei der Begrüßung kann gepunktet werden. Professionelles Melden mit Vor- und Nachname ist natürlich ein Muss. Generell kann es auch immer mal sein, dass dich der Arbeitgeber spontan anruft, um eine Frage zu klären. Es ist daher am besten, wenn du dich während der gesamten Zeit des Bewerbungsverfahrens zur Sicherheit professionell meldest und auch eine professionelle Mailbox-Ansage machst. Das gilt auch, wenn man von einer anonymen Nummer angerufen wird, bei der man sich im Normalfall nicht mit Vor- und Nachnamen melden würde. Außerdem ist es immer ein guter Einstieg, wenn du erst einmal zuhörst und nicht direkt anfängst zu sprechen. Gib deinem Gegenüber die Möglichkeit, das Gespräch von Anfang bis zum Ende zu leiten.

Nach der kurzen Begrüßung wirst du meist dazu aufgefordert, deinen Lebenslauf kurz zu präsentieren, daher solltest du diesen auch unbedingt von A bis Z kennen. Sei dir dabei aber bewusst, dass auch dein Gegenüber deinen Lebenslauf bereits kennt und wahrscheinlich sogar vor sich liegen hat. Oft sind allerdings besondere Aspekte aus deinem Lebenslauf für deine Gesprächsperson interessanter, weshalb dein Gegenüber dazu mehr Informationen wünscht und dir dazu Fragen stellen wird.

Fragen im Telefoninterview

Danach wirst du wie auch bei einem gewöhnlichen Bewerbungsgespräch gefragt, was deine Motivation ist, für das Unternehmen zu arbeiten, was du bereits über das Unternehmen weißt und wie du auf den Job aufmerksam geworden bist. Außerdem wirst du an dieser Stelle auch oft gefragt, warum du für das Unternehmen arbeiten willst. Versuche hier unbedingt, auf inhaltsleere Antworten zu verzichten und dir stattdessen aussagekräftige Antworten einfallen zu lassen. In diesem Artikel findest du typische Fragen, die bei einem Vorstellungsgespräch gestellt werden können.

Eigene Rückfragen im Gespräch stellen

Am Ende des Gesprächs hast du meist die Möglichkeit, selbst noch Fragen zu stellen. Wenn dir dein Gegenüber die Frage stellt, ob du noch Rückfragen hast, solltest du auf keinen Fall mit einem Nein antworten. Das wirkt uninteressiert und wird auf deine Gesprächsperson einen eher negativen Eindruck hinterlassen.

Die Verabschiedung beim Telefoninterview

Nachdem du deine Rückfragen gestellt hast und auch sonst alles geklärt wurde, ist das Gespräch zu Ende. Am besten beendest du das Gespräch mit einem freundlichen „Ich bedanke mich vielmals bei Ihnen für das nette Gespräch, Frau/Herr XXX.“ Somit wirst du bestimmt einen positiven Eindruck hinterlassen und schaffst gleichzeitig einen persönlichen Bezug, indem du dein Gegenüber noch einmal direkt ansprichst.

Die ideale Vorbereitung auf dein Telefoninterview

Im Folgenden findest du Tipps, wie du dich ideal auf dein nächstes Telefoninterview vorbereitest und deine Gesprächsperson von dir überzeugen kannst.

Ziele bewusst machen

Für die richtige Vorbereitung deines Telefoninterviews ist es erst einmal wichtig, dir über die Ziele des Gesprächs bewusst zu werden. Überlege dir deswegen im Vorhinein, was dich ausmacht und welche Charaktereigenschaften oder Werte von dir zum Unternehmen passen. Sei dir außerdem über deine Stärken und Schwächen bewusst und wie diese im Unternehmen optimal eingesetzt werden könnten.

Eigenen Lebenslauf auswendig kennen

Es kann sehr hilfreich sein, die Vorstellung deines Lebenslaufes zu üben, um dich im Telefoninterview selbstbewusst präsentieren zu können. Du solltest dich zwar selbst am besten kennen, im Stress kann sich allerdings schnell einmal eine Lücke einschleichen, vor allem wenn du nach einem bestimmten Jahr gefragt wirst.

Du solltest deinen Lebenslauf bei einem Vorstellungsgespräch im besten Fall in- und auswendig lernen. Da im Telefoninterview häufig auch nach den genauen Tätigkeiten deiner Berufserfahrung im Lebenslauf gefragt wird, ist es darüber hinaus hilfreich, dir im Vorhinein schon Gedanken zu machen, was in den jeweiligen Bereichen gefragt werden könnte. Dennoch geht es im Vorstellungsgespräch nicht darum, deinen Lebenslauf 1:1 wiederzugeben. Überlege dir also am besten auch, was du zu den einzelnen Stationen in deinem Lebenslauf ergänzen kannst und welche Aufgaben konkret hinter den einzelnen Bereichen standen.

Übung macht den Meister

Ein für viele Menschen sehr hilfreicher Tipp für die Vorbereitung ist das Üben oder das Durchspielen eines Telefoninterviews. Hierbei gilt: Auch wenn dich dein Gegenüber nicht sehen kann, sind Mimiken, Gestiken und auch ein Lächeln – kurz die Körpersprache – nicht zu unterschätzen. Das spiegelt sich nämlich in deiner Stimme wieder.

Allerdings ist es wichtig, trotz Übungen beim Telefoninterview zur spontanen Version des Gesprochenen zu greifen, da vorgeschriebene Skripte oft abgelesen und unflexibel beziehungsweise unbetont klingen. Außerdem kannst du sonst schnell aus der Bahn geworfen werden, wenn das Gespräch eine Richtung einschlägt, die du nicht erwartet hast.

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Mit dem Unternehmen auseinandersetzen

Setze dich vor deinem Vorstellungsgespräch ordentlich mit dem genauen Aufgabenfeld, der Branche und den Produkten des Unternehmens auseinander. Je nachdem kommt es auch gut an, wenn du dir genau überlegst, woran du gerne arbeiten würdest – an einem speziellen Produkt, Prozess oder Ergebnis. So zeigst du, dass du dich bereits eingehend mit dem Unternehmen beschäftigt hast.

Wie findest du Informationen zum Unternehmen?

• Webseite des Unternehmens – ganz klar
• Karriereseite
• Profile auf Social Media (beachte hier auch die Business-Netzwerke LinkedIn und Xing)
• Pressemitteilungen
• Kund:innen
• Werbung
• Produkte des Unternehmens

Vorabinformationen zur Unternehmenskultur sammeln

Um eine noch genauere Vorstellung der Fragen und Erwartungen des Interviews zu bekommen, kann das Wissen von Mitarbeitenden, die bereits im Unternehmen eingestellt sind sehr wertvoll sein. Schaue hierfür doch einmal in Karrierenetzwerke wie XING oder LinkedIn rein, um derartige Kontakte knüpfen zu können oder herauszufinden, welche Kontakte, die du bereits hast, wiederum Kontakt zu Mitarbeitenden im jeweiligen Unternehmen haben. Auf LinkedIn kannst du die beispielsweise auf die Seite des Unternehmens gehen und Mitarbeiter:innen persönlich anschreiben, um bereits im Vorhinein einen besseren Einblick über die Unternehmenskultur zu bekommen.

Offene Fragen an das Unternehmen

Überlege dir vor deinem Telefoninterview unbedingt auch schon offene Fragen deinerseits. Diese sind am Ende des Gesprächs immer gerne gesehen und betonen das eigene Interesse. Dabei solltest du dir allerdings wirklich Gedanken machen und aufpassen, dass du dich am Ende nicht nach etwas erkundigst, was im Telefongespräch bereits erklärt wurde – außer natürlich, wenn du Rückfragen dazu hast. Im Folgenden findest du zahlreiche Fragen an das Unternehmen, die du am Ende des Telefoninterviews stellen kannst und Fragen, die du eher vermeiden solltest.

Du musst natürlich immer abwägen, ob eine Frage im Kontext Sinn macht. Das heißt auch, dass einige Fragen zu Beginn oder im ersten Telefoninterview noch negativ aufgenommen werden können, im späteren Verlauf aber relevant sind. Fakten wie Gehalt, Sozialleistungen oder Urlaub müssen besprochen werden, aber eben erst, wenn du interessierte Fragen zur Aufgabe und dem Unternehmen gestellt hast – oder im zweiten Gespräch.

Notizblock bereitlegen

Es ist auch nicht verkehrt, wenn du vor deinem Telefoninterview Stift und Papier neben dich legst, um dir ab und an wichtige Informationen aufzuschreiben. Vielleicht werden vom Unternehmen noch zusätzliche Dokumente benötigt, die du nachreichen sollst oder du willst dir schnell nochmal die Tätigkeiten notieren, wie sie im Gespräch beschrieben werden.

Diese Informationen können dir später helfen, dich für oder gegen die Stelle zu entscheiden. Sogar eine Notiz, ob es deiner Meinung nach auf der persönlichen Ebene gepasst hat, kann dir bei der Entscheidung helfen, wenn du mehrere Bewerbungsgespräche führen wirst. Außerdem kannst du dir vorab schon ein paar eigene Fragen formulieren, auf die du im Telefoninterview nicht vergessen willst, sie zu stellen. Außerdem kannst du dir bereits in deiner Vorbereitung ein paar Notizen zum Unternehmen machen, dass du während deines Telefoninterviews auf keinen Fall darauf vergisst.

Rahmenbedingungen checken

Für ein erfolgreiches Telefoninterview sind eine stabile Telefonverbindung sowie ein ruhiges Umfeld notwendig. Außerdem ist wichtig, zu checken, ob der Akku des Handys oder Telefons voll aufgeladen ist. So etwas zu vergessen, kann natürlich einmal vorkommen, vermittelt dem Gegenüber allerdings den Eindruck von Unprofessionalität, der sich leicht auf die Arbeit übertragen lassen könnte. Zudem kannst du bei deinem Telefoninterview auch gerne Kopfhörer verwenden, um für genügend Ruhe zu sorgen. Wichtig: Checke vorher noch einmal, ob der Ton deiner Kopfhörer angemessen ist und auch wirklich funktioniert. Ein Gespräch über den Lautsprecher eignet sich vermutlich nicht so gut, da das Gespräch für die Person am anderen Ende der Leitung vermutlich schwer zu verstehen ist.

Wasser bereitstellen

Ein weiterer hilfreicher Tipp ist es, ein Glas Wasser neben dir zu haben, falls du einen trockenen Hals während des vielen Sprechens bekommst. Und wenn du kurz nachdenken musst bei einer Antwort, kannst du so mehr Zeit zum Nachdenken bekommen.

Fragen und Antworten im Telefoninterview (inkl. Beispiele)

Wir haben dir nun typische Beispielfragen mit Antwortmöglichkeiten zusammengestellt, die dir dabei helfen sollen, dich besser auf dein Gespräch vorbereiten zu können.

Hilfreiche Tipps für ein gelungenes Telefoninterview

Du weißt nun bereits, welche Fragen auf dich zukommen könnten und wie du dich ideal auf dein Telefoninterview vorbereitest. Hier findest du einige Tipps, die dir dabei helfen sollen, während des Vorstellungsgespräches zu punkten und dein Gegenüber von dir überzeugen zu können.

1. Ruhige Stimme behalten: Beachte während des Telefoninterviews, dass du ruhig und deutlich sprichst, da schnelles Sprechen vor allem am Telefon undeutlich klingt und schwer zu folgen ist. Außerdem kann es sehr hilfreich sein, immer wieder bewusste Sprechpausen einzulegen.
2. Interesse vermitteln: Wie auch bei einem gewöhnlichen Vorstellungsgespräch ist es wichtig, dein Interesse und deine Motivation richtig zu betonen. Da du dich bereits im Vorhinein schon über das Unternehmen informiert hast, sollte es dir ein leichtes sein, genau dieses Wissen im Telefoninterview kundzutun, um wahres Interesse zu vermitteln.
3. Keine Scheu vor Nachfragen: Frag ruhig nach, wenn etwas unklar ist. Das können zum Beispiel Fragen sein zu einem bestimmten Projekt im Unternehmen oder der Zusammenarbeit im Team. Es ist immer besser, nachzufragen, als im Unklaren zu sein. Fragen unterstreichen dein eigenes Interesse und wirken auf dein Gegenüber positiv. Offensichtliche und unpassende Rückfragen solltest du allerdings lieber vermeiden. Das betrifft beispielsweise Fragen zur Anzahl der Mitarbeitenden oder einer Gehaltserhöhung.
4. Spickzettel bereitlegen: Während des Telefoninterviews kann es oft hilfreich sein, zusammengefasste Informationen oder Materialien des Unternehmens vor dir liegen zu haben, um zur Not einmal spicken zu können und dir mehr Sicherheit zu geben. Das können beispielsweise Informationen zur konkreten Stellenanzeige oder wichtige Fakten zum Unternehmen sein.
5. Sprachwechsel zu Englisch: Informiere dich in jedem Fall über das Unternehmen in Bezug auf Internationalität. Wenn es ein besonders internationales Unternehmen ist, ändern die Gesprächspartner:innen während eines telefonischen Interviews gerne einmal auf Englisch. Lass dich davon nicht stressen. Wenn du bereits im Vorhinein weißt, dass das Telefoninterview auf Englisch ablaufen wird, dann fange am besten bereits ein paar Wochen vorher an, deine Grundkenntnisse zu wiederholen und schau zur Sicherheit auch noch einmal das ein oder andere Fachvokabular nach. Außerdem sind Hörbücher und Podcasts eine sehr gute Möglichkeit, um wieder besser in die Sprache reinzukommen.

Du hast nun genau das Wissen, das du für dein nächstes Telefoninterview kennen musst. Wenn du diese Punkte beachtest, steht einem erfolgreichen Telefoninterview nichts mehr im Wege.